Aucune forme spécifique n’est imposée à l’employeur pour la tenue du registre unique du personnel.
Quels sont les employeurs concernés ?
Tout employeur est tenu de tenir un registre unique du personnel.
Seules exceptions : les particuliers employeurs et les associations ayant recours au chèque emploi associatif.
Pour quels travailleurs ?
Le registre unique du personnel concerne tous les salariés de l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile.
Les nom et prénoms des stagiaires et des personnes volontaires en service civique au sens de l’article L. 120-1 du code du service national accueillis dans l’établissement sont inscrits dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel (voir précisions ci-dessous).
- Comme tout salarié, le travailleur étranger doit figurer dans le registre unique du personnel.
- Une copie des déclarations de détachement mentionnées aux articles R. 1263-3, R. 1263-4 et R. 1263-6 du code du travail est annexée au registre unique du personnel et rendue accessible aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE ; ou aux délégués du personnel lorsque cette instance est encore présente dans l’entreprise) et aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail (notamment les agents de contrôle de l’inspection du travail) et du code de la sécurité sociale. Elle est tenue à leur disposition soit dans l’établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l’établissement pour ceux des travailleurs étrangers qui y sont employés.
Quelles sont les obligations de l’employeur ?
Un registre par établissement
La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de tout établissement où sont employés des salariés (ou d’autres personnes concernées, voir ci-dessus). Conséquence : si l’entreprise comporte plusieurs établissements répondant à cette condition, l’employeur doit tenir dans chacun d’eux un registre du personnel.
Le registre unique du personnel est tenu à la disposition du comité social et économique (ou des délégués du personnel s’ils sont encore présents dans l’entreprise) et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail (notamment les agents de contrôle de l’inspection du travail) et du code de la sécurité sociale.
Des mentions obligatoires
Les mentions portées dans le registre permettent d’identifier le salarié (ou, le cas échéant, le ou les stagiaires). Ces mentions sont les suivantes :
- nom et prénom,
- nationalité,
- date de naissance,
- sexe,
- emploi,
- qualification,
- dates d’entrée et de sortie de l’établissement
- lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou, à défaut, date de la demande d’autorisation,
- pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée, type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail,
- pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, mention « contrat à durée déterminée »,
- pour les salariés temporaires, mention « salarié temporaire » ainsi que nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire,
- pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs, mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que dénomination et adresse de ce dernier,
- pour les salariés à temps partiel, mention « salarié à temps partiel »,
- pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
En outre, une copie des titres autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers est annexée au registre unique du personnel et rendue accessible aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique (CSE ; ou aux délégués du personnel lorsque cette instance est encore présente dans l’entreprise) et aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale. Elle est tenue à leur disposition soit dans l’établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l’établissement pour ceux des travailleurs étrangers qui y sont employés.
Le personnel doit être inscrit en respectant l’ordre chronologique des embauches et de façon indélébile. Les mentions relatives à des événements postérieurs à l’embauche sont portées sur le registre unique du personnel au moment où ceux-ci surviennent.
Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement.
Quelle forme doit revêtir le registre unique du personnel ?
Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre.
Si l’employeur choisit d’utiliser d’autres moyens que le support papier - informatiques notamment - ceux-ci doivent offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.
Les traitements informatisés des registres obligatoires (notamment du registre unique du personnel) sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu’ils répondent aux conditions fixées par la Délibération CNIL n° 2004-097 du 9 décembre 2004.
Quelles sont les sanctions en cas d’infraction ?
En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté.
Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés. En outre, le fait de ne pas tenir le registre du personnel à disposition des agents de contrôle de l’inspection du travail dans l’établissement qui emploie des salariés (mais, par exemple, au siège social de l’entreprise) est constitutif du délit d’entrave à l’exercice des fonctions de ces agents (voir en ce sens, arrêt de la Cour de cassation du 31 janvier 2012).
Les stagiaires sont-ils concernés ?
Les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement sont inscrits dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel.
Pour chaque stagiaire concerné, les indications complémentaires, portées sur le registre unique du personnel ou pour les organismes ne disposant pas d’un registre unique du personnel dans tout autre document permettant de suivre les conventions de stage, sont les suivantes :
- Les nom et prénoms du stagiaire ;
- Les dates de début et de fin du stage (ou de la période de formation en milieu professionnel) ;
- Les nom et prénoms du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire.