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En quoi consiste l’entretien préalable ?

Avant toute décision, l’employeur (ou son représentant) doit convoquer le salarié à un entretien préalable de licenciement par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge. La convocation mentionne :

• l’objet de l’entretien (c’est-à-dire le projet de licenciement),
• la date, le lieu et l’heure de l’entretien : la date de l’entretien doit être fixée au moins 5 jours ouvrables (tous les jours de la semaine sauf dimanches et jours fériés habituellement chômés dans l’entreprise) après la présentation de la lettre recommandée ou la remise en main propre
• la possibilité pour le salarié de se faire assister lors de l’entretien par une personne de son choix (membre du personnel de l’entreprise ou, en l’absence de représentant du personnel, conseiller du salarié). Lorsqu’il n’existe pas d’institutions représentatives du personnel, la lettre de convocation à l’entretien préalable adressée au salarié doit préciser l’adresse des services (inspection du travail, mairie) dans lesquels la liste des conseillers du salarié est tenue à sa disposition.

• Le défaut d’indication dans la lettre de convocation de la possibilité de se faire assister par un conseiller du salarié est sanctionné par le versement au salarié d’une indemnité au plus égale à un mois de salaire.
• Selon l’article L. 1232-2 du code du travail, l’entretien préalable ne peut avoir lieu moins de 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée ou la remise en main propre de la lettre de convocation. Il en résulte que le salarié doit disposer d’un délai de 5 jours pleins pour préparer sa défense, de sorte que le jour de la remise de la lettre ne compte pas dans le délai, non plus que le dimanche qui n’est pas un jour ouvrable (arrêt de la Cour de cassation du 3 juin 2015). En outre, lorsque le délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié ou chômé, il est prorogé jusqu’au premier jour ouvrable suivant (art. R. 1231-1 du code du travail).
• L’envoi recommandé électronique est équivalent à l’envoi par lettre recommandée, dès lors qu’il satisfait aux exigences des articles R. 53 à R. 53-4 du code des postes et des communications électroniques. Le destinataire (ici, le salarié) doit, en outre, avoir exprimé à l’expéditeur son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques.

L’entretien doit permettre :

• à l’employeur, d’indiquer les motifs du licenciement envisagé,
• au salarié, d’exposer et de défendre ses arguments.

Il ne s’agit pas d’une simple formalité : l’entretien doit être l’occasion d’éclaircir des faits, de trouver des solutions alternatives au licenciement.

Licenciement disciplinaire

Si le licenciement envisagé est un licenciement pour faute (licenciement disciplinaire), le principe posé par l’article L. 1332-4 du code du travail doit être respecté : la convocation à l’entretien préalable ne peut ainsi être adressée (ou remise) au salarié plus de deux mois à compter du jour où l’employeur a eu connaissance du comportement, qu’il estime fautif, du salarié, sauf si le fait considéré comme fautif a donné lieu dans le même délai à l’exercice de poursuites pénales. En outre, si le licenciement est envisagé pour une faute grave (ou lourde), qui se caractérise par l’impossibilité de maintenir le salarié dans l’entreprise, la mise en œuvre de la rupture du contrat de travail (convocation à l’entretien préalable et/ou mise à pied conservatoire) doit intervenir dans un délai restreint après que l’employeur a eu connaissance des faits allégués dès lors qu’aucune vérification n’est nécessaire (en ce sens par exemple, voir l’arrêt de la Cour de cassation du 24 novembre 2010). À défaut, le licenciement pourrait être considéré comme dépourvu de cause réelle et sérieuse, voire comme un licenciement nul (en ce sens, voir par exemple l’arrêt de la Cour de cassation du 20 mars 2024).

Quel est le contenu de la lettre de licenciement ?

Après l’entretien, l’employeur doit attendre au moins 2 jours ouvrables pour envoyer - en recommandé avec avis de réception - la lettre de licenciement (on parle de « notification » du licenciement). Cette lettre doit comporter le ou les motifs précis du licenciement. La seule référence à la gravité des faits reprochés, à une perte de confiance ou à une insuffisance professionnelle ne constitue pas une raison suffisamment précise. Il n’y a pas de délai maximal pour adresser la lettre de licenciement, sauf s’il s’agit d’un licenciement pour faute (licenciement disciplinaire) : dans ce cas, la lettre de licenciement doit être notifiée au salarié dans le délai d’un mois à partir de la date fixée pour l’entretien préalable.

Possibilité de préciser la lettre de licenciement
Les motifs énoncés dans la lettre de licenciement peuvent, après la notification de celle-ci, être précisés par l’employeur, soit à son initiative soit à la demande du salarié. Il s’agit bien d’apporter des précisions sur les motifs énoncés et non pas d’insérer un nouveau motif ou de motiver après coup un licenciement qui ne l’était pas initialement. A noter que, selon la Cour de cassation (arrêt du 29 juin 2022), aucune disposition du code du travail n’impose à l’employeur d’informer le salarié de son droit de demander que les motifs de la lettre de licenciement soient précisés.
Les délais et la procédure à suivre sont les suivants :
– dans les 15 jours suivant la notification du licenciement, le salarié peut, par lettre recommandée avec avis de réception ou remise contre récépissé, demander à l’employeur des précisions sur les motifs énoncés dans la lettre de licenciement. L’employeur dispose d’un délai de 15 jours après la réception de la demande du salarié pour apporter des précisions s’il le souhaite. Il communique ces précisions au salarié par lettre recommandée avec avis de réception ou remise contre récépissé ;
– dans un délai de 15 jours suivant la notification du licenciement et selon les mêmes formes, l’employeur peut, à son initiative, préciser les motifs du licenciement.
La lettre de licenciement, précisée le cas échéant par l’employeur, fixe les limites du litige en ce qui concerne les motifs de licenciement.
A défaut pour le salarié d’avoir formé auprès de l’employeur une demande en application des dispositions mentionnées ci-dessus, l’irrégularité que constitue une insuffisance de motivation de la lettre de licenciement ne prive pas, à elle seule, le licenciement de cause réelle et sérieuse et ouvre droit à une indemnité qui ne peut excéder un mois de salaire. En l’absence de cause réelle et sérieuse du licenciement, le préjudice résultant du vice de motivation de la lettre de rupture est réparé par l’indemnité allouée conformément au barème applicable en cas de licenciement dépourvu de cause réelle et sérieuse.

Les raisons invoquées dans la lettre de licenciement (éventuellement précisées dans les conditions mentionnées ci-dessus) lient l’employeur : en cas de litige, et notamment de procédure prud’homale, il ne peut plus avancer d’autres motifs.

Modèle de lettre de licenciement
Lorsqu’il notifie un licenciement pour motif personnel, l’employeur peut utiliser le modèle de lettre correspondant à la situation concernée (licenciement pour motif personnel disciplinaire - Annexe I, licenciement pour motif personnel non disciplinaire - Annexe III), figurant en annexe du décret n° 2017-1820 du 29 décembre 2017.
Attention : l’employeur doit veiller à utiliser le modèle de lettre correspondant à la nature juridique du licenciement envisagé et l’adapter aux spécificités propres à la situation du salarié ainsi qu’aux régimes conventionnels et contractuels qui lui sont applicables.
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Quelles sont les règles applicables au préavis ?

Sauf faute grave ou lourde, un préavis doit être observé d’une durée au moins égale à :

• un mois, si l’ancienneté du salarié est comprise entre 6 mois et 2 ans,
• deux mois, pour une ancienneté de 2 années ou plus.

Le préavis débute le jour de la première présentation de la lettre de notification, que le salarié en accuse réception ou non.

La convention collective peut prévoir des dispositions plus avantageuses.

Pendant le préavis, le salarié continue de :

• travailler normalement ;
• percevoir la rémunération habituelle.

Mais l’employeur peut toujours dispenser le salarié d’exécuter - totalement ou partiellement

• le préavis. Précisée par écrit, cette dispense :
• n’avance pas la date de rupture du contrat de travail ;
• est sans incidence sur l’indemnité compensatrice de préavis qui doit être versée.

• Sauf en cas de congés payés, d’accident du travail en cours de préavis ou de congé de maternité ou d’adoption, l’absence du salarié ne prolonge pas le préavis.
• La durée du préavis entre dans le calcul des congés payés.

Quelles sont les sanctions encourues ?

Lorsqu’une irrégularité de forme a été commise au cours de la procédure, notamment si le licenciement d’un salarié intervient sans que la procédure requise aux articles L.1232-2 et L.1232-3 (entretien préalable et déroulement de l’entretien préalable) et L. 1232-4 (assistance du salarié lors de l’entretien préalable) ait été observée ou sans que la procédure conventionnelle de consultation préalable au licenciement ait été respectée (par exemple, la consultation d’une commission de discipline), mais pour une cause réelle et sérieuse, le juge accorde au salarié, à la charge de l’employeur, une indemnité qui ne peut être supérieure à un mois de salaire (sur l’irrégularité constituée par une insuffisance de motivation de la lettre de licenciement, voir précisions ci-dessus).

• Les dispositions mentionnées ci-dessus sont applicables aux licenciements notifiés postérieurement au 23 septembre 2017 (date de publication de l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017).
• Les sanctions en cas de licenciement dépourvu de cause réelle et sérieuse, ou de licenciement nul, font l’objet d’une fiche spécifique.
• Pour toute information sur les sanctions en cas de licenciement dépourvu de cause réelle et sérieuse, ou de licenciement nul, prononcés avant le 24 septembre 2017, il convient de se rapprocher des services de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS).